Informačná povinnosť - zamestnanci

INFORMÁCIA

pri získavaní a spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb – zamestnanci

podľa čl. 13 Nariadenia EP a Rady (EÚ) č. 2016/679 (ďalej ako „GDPR“) v spojení s § 19 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej ako „Informácie“) medzi zmluvnými stranami:

1.1. Totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa:

PROLI, spol. s r.o. so sídlom Komínová 33/11, 958 04 Partizánske – Malé Bielice, zápis v OR OS Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 19028/R

1.2. Totožnosť a kontaktné údaje zástupcu prevádzkovateľa:

neaplikuje sa;

1.3. Kontaktné údaje zodpovednej osoby:

neaplikuje sa;

1.4. Kategórie dotknutých osobných údajov:

1.4.1. identifikačné údaje, ktorými sa rozumejú najmä meno, priezvisko, titul, rodné číslo (ak bolo pridelené), dátum narodenia, miesto a štát narodenia, adresa trvalého pobytu, štátna príslušnosť, číslo a koniec platnosti dokladu totožnosti, pohlavie, číslo sociálneho poistenia, zamestnanecké číslo, fotografie;

1.4.2. kontaktné údaje, ktorými sa rozumejú najmä kontaktná adresa, telefónne číslo a e-mailová adresa;

1.4.3. údaje súvisiace s odmeňovaním, ktorými sa rozumejú najmä číslo bankového účtu, mzdy a informácie pre jej výpočet, odmeny, cestovné a iné náhrady, benefity, zrážky zo mzdy (vrátane informácií o exekúcii a insolventnosti);

1.4.4. daňové informácie, ktorými sa rozumejú informácie preukazujúce nárok na odpočet nezdaniteľnej časti základu dane, daňové úľavy a daňové zvýhodnenie, t.j. predovšetkým informácie o dieťati zamestnanca, jeho rodné číslo, potvrdenie o štúdiu alebo potvrdenie o umiestnení v škôlke a informácie súvisiace s ďalšími zrážkami, napr. identifikácia zdravotnej poisťovne;

1.4.5. údaje súvisiace s výkonom práce, ktorými sa rozumejú vaša dochádzka a prítomnosť v práci, čerpanie dovolenky a náhradného voľna, údaje o plnení vašich pracovných povinností a ich následné vyhodnotenie, informácie o vašej kvalifikácii (hlavne dosiahnuté vzdelanie a odborná kvalifikácia) a absolvovaných školeniach, evidencia prípadných porušení pracovných povinností, informácie o spôsobilosti k výkonu práce;

1.4.6. bezpečnostné a systémové informácie, ktorými sa rozumejú najmä vaše systémové prihlasovacie údaje, číslo prístupovej karty, identifikačné údaje vecí a zariadení, ktoré vám boli zverené (napr. počítač, mobilný telefón, automobil), identifikácia vzdialeného pripojenia, informácie o prístupe k aplikáciám a systémom;

1.4.7. informácie o vašom zdravotnom stave nutné pre splnenie zákonných povinností zamestnávateľa, ktorými sa rozumejú najmä informácie o pracovných úrazoch, telesnom postihnutí, údaje spracovávané na účely nemocenského a verejného zdravotného poistenia;

1.5. Účely spracúvania osobných údajov:

1.5.1. spracúvanie je nevyhnutné na plnenie pracovnej zmluvy (vrátane dohôd o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru) (ďalej ako „zmluva“) uzavretej medzi prevádzkovateľom ako zamestnávateľom a dotknutou osobou ako zamestnancom prevádzkovateľa;

1.5.2. spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonných povinností prevádzkovateľa ako zamestnávateľa (napr. personalistika a mzdy, účtovníctvo, bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci, pracovná zdravotná služba a pod.), ktoré prevádzkovateľovi vyplývajú najmä (ale nielen) z nasledovných právnych predpisov:

1.5.2.1. zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce;

1.5.2.2. zákon č. 513/1991 Z.z. Obchodný zákonník;

1.5.2.3. zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník;

1.5.2.4. zákon č. 580/2004 Z.z. o zdravotnom poistení;

1.5.2.5. zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov;

1.5.2.6. zákon č. 461/2003 Z.z. o sociálnom poistení;

1.5.2.7. zákon č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty;

1.5.2.8. zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve;

1.5.2.9. zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach;

1.5.2.10. zákon č. 124/2006 Z.z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci;

1.5.2.11. zákon č. 179/2011 Z.z. o hospodárskej mobilizácii;

1.5.2.12. zákon č. 43/2004 Z.z. o starobnom dôchodkovom sporení;

1.5.2.13. zákon č. 650/2004 Z.z. o doplnkovom dôchodkovom sporení;

1.5.2.14. zákon č. 5/2004 Z.z. o službách zamestnanosti;

1.5.2.15. zákon č. 462/2003 Z.z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca;

1.5.2.16. zákon č. 152/1994 Z.z. o sociálnom fonde;

1.5.2.17. zákon č. 355/2007 Z.z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia;

1.5.2.18. zákon č. 95/2002 Z.z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;

1.5.3. spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, a to za účelom:

1.5.3.1. zabezpečenia našich prevádzkových potrieb, ako je zabezpečenie školení, hodnotenia vášho pracovného výkonu, sprístupnenia vašich osobných údajov na intranete a osobných preukazoch zamestnancov, organizovanie podujatí a benefitov pre zamestnancov, a pod., kde je naším oprávneným záujmom zabezpečenie našej podnikateľskej činnosti;

1.5.3.2. vnútornej kontroly a evidencie, najmä evidencie pridelených pracovných pomôcok, evidencia vykonaných platieb, evidencia a plánovanie zmien, kontroly plnenia pracovných povinností, a pod., kde je naším oprávneným záujmom zabezpečenie a kontrola riadneho plnenia všetkých Vašich a našich povinností;

1.5.3.3. štatistík a prehľadov, najmä pre potreby monitorovania miezd a ďalších potrieb controllingu a reportingu, kde je naším oprávneným záujmom sledovanie a udržanie efektivity našej podnikateľskej činnosti;

1.5.3.4. ochrany našich právnych nárokov (inak povedané, aby sme mohli v súdnom, mimosúdnom alebo vykonávacom konaní obhajovať vlastné právne nároky), kde je naším oprávneným záujmom zabránenie vzniku škôd;

1.5.3.5. zaistenia bezpečnosti a ochrany majetku, kde je naším oprávneným záujmom zabezpečenie fyzickej a IT bezpečnosti a tiež ochrana nášho majetku; na tento účel môžeme vykonávať monitoring niektorých priestorov na pracovisku a využívania elektronických zariadení, GPS, informačných systémov a IT infraštruktúry;

1.5.3.6. prijímania a vybavovania žiadostí zamestnancov a zmluvných spolupracovníkov, najmä potvrdenie o výške pracovných príjmov pre potreby bánk v súvislosti s poskytnutím hypotekárneho úveru a iných typov úverov, kde je naším oprávneným záujmom spracovanie žiadostí o rôzne potvrdenia a iné dokumenty, ktoré od nás žiadate;

1.5.3.7. použitia identifikačných údajov podľa bodu 1.5.1 týchto Informácií (vrátane fotografií a audiovizuálnych záznamov) v primeranom rozsahu na účely propagácie prevádzkovateľa a posilňovanie značky (napr. použitie fotografií z našich akcií a hromadných fotografií nášho tímu; ak ste vedúcim zamestnancom, obchodným zástupcom alebo osobou na obdobnej pozícii, môžeme použiť aj vaše individuálne fotografie a údaje o vašej kvalifikácii, ktoré môžeme umiestniť na našej webovej stránke;

1.6. Právny základ spracúvania osobných údajov:

1.6.1. čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na plnenie pracovnej zmluvy uzavretej medzi prevádzkovateľom ako zamestnávateľom a dotknutou osobou ako zamestnancom prevádzkovateľa podľa bodu 1.5.1 týchto Informácií;

1.6.2. čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinností, ktorá prevádzkovateľovi vyplýva z príslušných právnych predpisov;

1.6.3. čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa podľa bodu 1.5.3 týchto Informácií;

1.7. Príjemcovia alebo kategórie príjemcov osobných údajov:

Prevádzkovateľ poskytuje Vaše osobné údaje najmä nasledovným príjemcom/ kategóriám príjemcov:

1.7.1. spracovateľ personálnej a mzdovej agendy, registratúry, spracovanie a skladovanie písomností prevádzkovateľa;

1.7.2. prevádzkovateľ dochádzkového a stravovacieho systému u prevádzkovateľa;

1.7.3. prevádzkovateľ kamerového systému, systému monitorovania vstupu do priestorov prevádzkovateľa;

1.7.4. poskytovateľ služieb tlačiarne;

1.7.5. poskytovateľ právnych služieb;

1.7.6. poskytovateľ služieb oprávnenej osoby podľa osobitného predpisu^[1];

1.7.7. poskytovateľ účtovného a daňového poradenstva, auditných služieb;

1.7.8. prevádzkovateľ hotelového a rezervačného systému;

1.7.9. poskytovateľ poistných služieb;

1.7.10. poskytovateľ konzultačných služieb a služieb couchingu;

1.7.11. poskytovatelia služieb, odborných školení v oblasti bezpečnosti práce v prípade spracovania identifikačných údajov v rámci preškoľovania zamestnancov v oblasti BOZP, požiarnej ochrany a pracovnej zdravotnej služby;

1.7.12. dodávatelia a odberatelia služieb;

1.7.13. poradenské služby v prípade spracovania identifikačných a kontaktných údajov v oblasti riadenia ľudských zdrojov, vrátane hodnotenia predpokladov pre kariérny postup;

1.7.14. poskytovatelia benefitov v prípade spracovania identifikačných a kontaktných údajov zamestnancov na účely odovzdávania stravovacích poukážok;

1.7.15. skupina podnikov – spriaznené osoby (napr. PROLED s.r.o.)

1.7.16. poskytovatelia informačných systémov a technickej infraštruktúry v prípade, keď spravujú interné systémy pre správu osobných údajov;

1.8. Informácia o tom, že prevádzkovateľ zamýšľa preniesť osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie:

neaplikuje sa.

1.8.1. Informácia o existencii/neexistencii rozhodnutia Komisie o primeranosti:

neaplikuje sa;

1.8.2. Odkaz na primerané alebo vhodné záruky (vrátane uvedenia spôsobu, na základe ktorého je možné dospieť ku ich kópii alebo kde sú dostupné/zverejnené):

neaplikuje sa;

1.9. Doba uchovávania osobných údajov (kritéria na jej určenie):

Prevádzkovateľ je oprávnený uchovávať osobné údaje po nasledovnú dobu:

1.9.1. po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu iného zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;

1.9.2. po dobu nevyhnutnú na realizáciu práv a povinností vyplývajúcich z pracovného alebo iného obdobného pomeru alebo vyplývajúcich z iného zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;

1.9.3. po dobu plynutia premlčacích alebo prekluzívnych lehôt vo vzťahu k nárokom vyplývajúcich alebo súvisiacich s pracovným pomerom, iným obdobným pomerom alebo vyplývajúcich z iného zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;

1.9.4. po dobu trvania súdneho, správneho alebo iného konania v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takýchto konaní a zostávajúcu časť premlčacej alebo prekluzívnej lehoty po ich skončení;

1.9.5. na účely podľa bodu 1.5.2. týchto Informácií po dobu vyplývajúcu z príslušného právneho predpisu;

1.9.6. po dobu vyplývajúcu z Registratúrneho poriadku Prevádzkovateľa

1.10. Identifikácia práv dotknutej osoby:

1.10.1. právo na prístup k osobným údajom týkajúcim sa dotknutej osoby;

1.10.2. právo na opravu osobných údajov dotknutej osoby;

1.10.3. právo na vymazanie osobných údajov dotknutej osoby;

1.10.4. právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov dotknutej osoby;

1.10.5. právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov dotknutej osoby, najmä namietať proti spracúvaniu podľa bodu 1.5.3 týchto Informácií; Vaše osobné údaje v takomto prípade nebudeme pre daný účel ďalej spracovávať, ak nebudeme mať nevyhnutné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracúvaní pokračovali;

1.10.6. právo na prenosnosť osobných údajov dotknutej osoby;

1.10.7. právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov, Slovenská republika;

1.11. Existencia práva dotknutej osoby kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov

neaplikuje sa;

Na spracovanie Vašich osobných údajov na účely uvedené v tejto Informácii od Vás nepotrebujeme súhlas, nakoľko sme identifikovali iné právne základy spracovania Vašich osobných údajov. V prípade, pokiaľ by ste nám kedykoľvek v budúcnosti súhlas so spracovaním Vašich osobných údajov na konkrétne uvedený účel/ účely udelili, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať a to zaslaním Žiadosti o odvolanie súhlasu na mailovú adresu jpridavkova@www.proli.sk

1.12. Informácia o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy (vrátane informácie, či je dotknutá osoba povinná na poskytnutie osobných údajov a možných následkov ich neposkytnutia):

1.12.1. v prípade spracúvania osobných údajov na účel podľa bodu 1.5.1 týchto Informácií je poskytnutie osobných údajov a ich spracúvanie prevádzkovateľom nevyhnutné na plnenie zmluvy (v prípade, pokiaľ by dotknutá osoba osobné údaje neposkytla, prevádzkovateľ by nebol schopný plniť zmluvu);

1.12.2. v prípade spracúvania osobných údajov na účel podľa bodu 1.5.2 týchto Informácií je spracúvanie osobných údajov o dotknutej osobe prevádzkovateľom nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa vyplývajúcej zo všeobecne záväzných právnych predpisov;

1.12.3. v prípade spracúvania osobných údajov na účel podľa bodu 1.5.3 týchto Informácií dotknutá osoba nie je povinná na poskytnutie osobných údajov a je oprávnená namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov (v prípade, pokiaľ využijete svoje právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov podľa bodu 1.5.3 týchto Informácií, Vaše osobné údaje v takomto prípade nebudeme ďalej spracovávať, ak nebudeme mať nevyhnutné oprávnené dôvody pre to, aby sme v takomto spracúvaní pokračovali);

1.13. Z akých zdrojov osobné údaje získavame?

Najviac osobných údajov získame priamo od vás tým, že nám ich vyplníte na príslušných formulároch a v zmluvnej dokumentácii a to ako pred, tak aj pri uzatvorení pracovnej zmluvy a vyplnení osobného dotazníka alebo pri ohlásení akejkoľvek zmeny;

1.14. Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania (vrátane informácií o použitom postupe, ako aj význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre dotknutú osobu):

neaplikuje sa.

[1] zákon č. 315/2016 Z.z. o registri partnerov verejného sektora